mardi 17 mars 2020, par Benjamin Van Ryseghem, Gregory Fabre, Jean-Philippe Gaulier

En ces temps particuliers, si vous continuez à travailler (et lisez ce billet), c’est probablement qu’on vous a placé en télétravail. Si ce mode de fonctionnement n’est pas habituel dans votre entreprise, il y a un long chemin à parcourir pour être opérationnel. Nous vous proposons dans cet article de partager notre expérience qui remonte à plus de vingt ans en matière de travail à distance, mais aussi d’organisation et de sécurité des données.

Il y a fort longtemps…

Chez Cyberzen, nous sommes tous des fervents partisans du logiciel libre. Si nous prenons l’exemple de Jean-Philippe, il a eu ses premiers contacts avec un terminal Unix en septembre 1998, et s’est très rapidement engagé dans l’associatif pour faire la promotion du logiciel libre. Quel rapport avec le télétravail ? Lorsque vous entrez dans cette très belle communauté du libre, il y a de fortes chances que vous ne travailliez pas sur le même projet que votre voisin de bureau ou de palier. Les premières contributions de Jean-Philippe ont été de traduire de la documentation pour Debian, Mozilla ou Enigmail. Il travaillait avec des personnes qu’il n’avait jamais rencontrées, ne vivaient pas forcément dans son fuseau horaire, étaient d’une culture et d’une langue différentes. A cette époque-là, contribuer impliquait souvent de travailler sur son temps libre, depuis la maison, avec son ordinateur perso et sa propre connexion.

Il n’a jamais quitté ce mode de fonctionnement. Son travail d’informaticien lui permet de travailler depuis n’importe quel point de la planète et à peu près à l’heure où il le souhaite. Alors certes, lorsqu’il doit y avoir des interactions humaines synchrones, cela nécessite de trouver un point de convergence, mais pour le reste, vous pouvez bien envoyer un mail à 3h du matin, la personne le lira quand elle en aura envie…

Des applications métiers

Pour gérer notre travail quotidien, nous avons besoin d’échanger des informations et de stocker des documents. Voici une petite liste de notre essentiel. A noter que Gregory a passé une paire d’année au service du Premier ministre. Il y a appris à gérer les données de façon souveraine, en France. Pour héberger nos applications, nous avons donc choisi d’utiliser les services d’Octopuce, emmenée par un autre libriste bien connu Benjamin Sonntag.

Le mail étant un des outils principaux, nous nous appuyons sur un bon vieux serveur Postfix pour l’acheminement avec une surcouche Zimbra pour la distribution, le webmail et la gestion des calendriers. Jean-Phlippe utilise Thunderbird comme client, Gregory et Benjamin Mail.app d’Apple.

Comme nous sommes une petite société, nous confions la signature et le chiffrement de nos mails à GPG. Si un jour nous devions grandir de manière importante, nous passerions probablement à S/MIME.

Pour le stockage et le partage de fichiers, nous avons dès le début fait confiance à Nextcloud, solution choisie récemment par le ministère de l’intérieur. Il y a de nombreux avantages à cela. Nous pouvons ainsi synchroniser et partager nos fichiers à loisir, quelque soient nos périphériques. Riche de contrôles d’accès, de chiffrement ou d’historisation de versions, c’est un outil indispensable dont nous aurions énormément de mal à nous passer ! C’est un équivalent à Dropbox ou Google drive, open source. Les données sont stockées chez notre hébergeur, en France.

Pour tout ce qui est code informatique et documentation technique, nous nous appuyons sur Gitlab. Il héberge tous les développements, la documentation technique, mais également un wiki interne. Au vu de l’évolution des méthodes de développement, c’est aussi un service très important pour tous nos tests ou déploiements.

Pour nos brainstorms ou réunions, nous avons pris l’habitude d’utiliser Etherpad dans un navigateur. Cela nous permet de prendre des notes à plusieurs en même temps, de co-construire. Une fois le document rempli, il trouve sa place dans notre wiki.

Pour s’organiser, nous avons un Kanboard qui nous permet de suivre le plus simplement du monde nos projets, les commenter et les faire évoluer. Identique fonctionnellement à Trello, open source et toujours hébergé en propre.

Pour la messagerie instantanée, nous utilisons une instance de Riot qui permet du chiffrement de bout en bout et surtout d’échanger des gifs débiles importantes.

Enfin, nous faisons confiance à Keepass pour la gestion de nos mots de passe. Chacun conserve ses fichiers et si besoin, nous pouvons partager un fichier commun via notre Nextcloud.

Lorsque nécessaire, par exemple en conférence ou dans des hôtels, nous nous connectons par OpenVPN qui nous transporte dans le réseau de notre entreprise et permet de consulter Internet en toute confiance, ou encore d’accéder à des applications locales.

Cet ensemble de briques, que nous appelons affectueusement notre système d’information nous permet de gérer notre quotidien et de partager facilement et rapidement.

Chacun son chat et les cochons seront bien gardés

Maintenant que nous avons fait un tour sur le cœur de notre système d’information, il est important de noter que dans la notion de télétravail, il y a une composante importante qui se passe chez soi.

Pour cela, il n’y a pas de secret. Un environnement distinct par personne. Voici quelques exemples.

Pour Jean-Philippe, ça se passe en appartement à Paris. La fibre optique qui permet d’avoir une très bonne connexion à Internet. Un bureau dédié permet de s’isoler de la famille. Configuration double écran 24’’ pour le confort du travail, un clavier logitech ultraflat en AZERTY et un autre en BEPO. Une souris ergonomique Logitech MX Master et surtout une chaise ergonomique pour bien soutenir le dos. Le bureau est accompagné d’un caisson de rangement fermé à clé pour empêcher des enfants de farfouiller. Une lampe sur le bureau pour les longues veillées et des baffles trois voies pour la musique. L’imprimante laser fournit également un scanner pour un confort d’usage et une économie en termes de cartouche d’encre. Le tout est emmené par un pc fixe à la maison et un pc portable pour les déplacements et le bureau. Un petit NAS local permet de faire de la copie et du partage de document.

Gregory se trouve dans une résidence secondaire en Normandie, où un ADSL rapide avait été installé il y a 6 mois. Des répéteurs WIFI sont présents dans la maison afin que le réseau fonctionne en tout endroit. Il a la chance de pouvoir s’isoler dans un petit bureau et a réquisitionné la télévision comme second écran. Comme la famille est anti-télé, elle était de toutes façons rangée dans un placard. Pour une fois qu’elle va servir à quelque-chose ! Il utilise un casque d’iPhone avec micro pour les conversations audio ou vidéo. Il continue d’utiliser son Macbook pro portable.

Benjamin travaille depuis sa maison à Margny-les-Compiègne. La maison est fibrée et son téléphone offre un partage de la 4G, il n’est jamais loin en cas de coup dur. Le lieu varie en fonction du besoin de concentration : le bureau dédié, un peu sombre et mal chauffé, mais bien au calme, ou la table du salon, plus conviviale, mais plus exposée aux enfants. C’est d’ailleurs pour pouvoir concilier les deux qu’un nouveau bureau est en construction. Niveau matériel, on retrouve un 27’’ monté sur bras articulé, un clavier de sa propre conception en COLEMAK complété par une Microsoft Trackball Explorer, le meilleur trackball de tous les temps, malheureusement plus produite. Une gouttière sous le bureau cache les câbles, un hub USB et une paire de disques de backup. Un meuble d’inspiration suédoise permet de ranger l’électronique et les câbles en surplus. Enfin, un SONOS Symphonisk trône a proximité pour assurer l’ambiance musicale nécessaire a une bonne productivité.

Du recul pour sensibiliser

Nous avons eu l’occasion de présenter notre offre de sensibilisation à la cybersécurité dans les allées du FIC, le premier salon français dédié à ce sujet. Un journaliste du Mag IT était présent. Une de nos expériences est mise en avant, actualité oblige, sur la sécurité en télétravail. Nous avons créé trois expériences en réalité virtuelle sur ce sujet :

• Quels gestes appliquer lorsque je télétravaille afin de protéger les données de l’entreprise ?
• Que dois-je faire quand des personnes extérieures à l’entreprise pénètrent dans mon espace de télétravail ?
• Le télétravail et ma vie de famille.

Ces expériences soulignent la confidentialité des données que vous manipulez et des bonnes pratiques à connaître et appliquer lorsque l’on travaille de chez soi. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet.

Le mot de la faim ?

Quelques conseils pratiques :

• Instaurez-vous un planning personnel.
• Si possible, installez-vous dans une pièce à part afin de pouvoir réaliser une véritable coupure entre vos moments de travail et ceux à la maison.
• Le télétravail ne permet pas le travail devant la télé !
• On ne mange pas devant l’ordinateur, faites de vraies pauses.
• Oui, la sieste est autorisée, et même encouragée pour la productivité.
• Il faut savoir s’arrêter, respectez un temps de travail quotidien borné.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter, que ce soit pour installer correctement votre organisation dans ce mode agile ou encore faire le point sur votre niveau de sécurité.